Dealmaker - Käyttöohjeet

Lataa esite:

Kirjaudu sisään >>

DealMaker

Eläintarhatie 18
FI-00530 HELSINKI

+358 50 555 55 20

+358 44 060 4765

+358 44 338 9978

Versio 3.09

1 JOHDANTO

DealMaker on myynnin tehostamiseen ja ohjaukseen kehitetty asiakashallinnan ryhmätyökalu, joka on kehitetty erityisesti pk-yritysten tarpeisiin. Tuotekehityksessä on huomioitu erityisesti ohjelmiston helppokäyttöisyys sekä nopea käyttöönotto. Ohjelmisto tukee yritysten asiakashallinnan eri vaiheita aina potentiaalisen asiakkaan ohjelmistoon kirjaamisesta läpivietyjen asiakasprojektien tuottojen yhteenvetoraportointiin.

Ohjelmiston avulla yritys pystyy käytännön tasolla ylläpitämään ajantasaista asiakasrekisteriä sekä seuraamaan myyntitoimien etenemistä ja asiakasyhteydenottoja. Yrityksen johto ja taloushallinto voivat seurata myyntiä sekä tulosten kehittymistä raportein.

2 PERUSKÄSITTEET

Ohjelmiston keskeiset käsitteet:

ASIAKKAAT Asiakas on järjestelmän "perusyksikkö", johon useimmat muut asiat liittyvät. Asiakas linkitetään henkilöihin, aktiviteetteihin sekä myynteihin. Asiakas voidaan liittää kampanjoihin. Asiakas on tyypillisesti yritysasiakas.

LIIDI Liidi on asiakkaan esiaste. Liidille kirjataan tieto yrityksestä sekä yhden henkilön tiedot. Messukontaktit ovat tyypillisiä liidejä, samoin kolmansilta osapuolilta ostettavat päättäjärekisterit. Liidejä onkin tyypillisesti moninkertainen määrä asiakkaisiin nähden. Mikäli liidi osoittautuu mielenkiintoiseksi, se muunnetaan asiakkaaksi. Muunnetun asiakkaan luokka on prospekti.

HENKILÖT Henkilö liittyy aina yhteen asiakkaaseen. Yhdellä asiakkaalle voidaan kirjata useampia henkilöitä. Henkilöä kirjattaessa tulee syöttää vähintään etu- ja sukunimi.

AKTIVITEETIT Aktiviteetit ovat muistiinpanoja, tapaamisia, tehtäviä, puhelinsoittoja - kaikkia sellaisia yhteydenottoja, joilla yritys kommunikoi sidosryhmiensä kanssa. Aktiviteetit voivat sijoittua joko kuluvaan ajanhetkeen; kirjataan ylös, mitä juuri tehtiin. Aktiviteetit voidaan myös kirjata tulevaisuuteen. Kun asia tulee taas ajankohtaiseksi, järjestelmä muistuttaa siitä, eivätkä asiat pääse unohtumaan.

MYYNTI Myynti tarkoittaa asiakkaan kiinnostusta käyttäjäyrityksen myymää tuotetta tai palvelua kohtaan.

TUOTTEET (OPTIO) Lista yrityksen tuotteista ja palveluista. Tuotteita voidaan liittää myynteihin.

KAMPANJAT (OPTIO) Kampanjoilla hallitaan liideihin ja asiakkaisiin kohdistuvia myyntitoimenpiteitä. Kuhunkin kampanjaan liittyy runko - kampanjamalli - jonka mukaisesti kohderyhmään valitut käsitellään.

3 KÄYTTÖÖNOTTO

Ohjelmiston käyttöönotto tehdään aina läheisessä yhteistyössä ohjelmistotoimittajan kanssa. Yritys valitsee tarvitsemansa moduulit, omaan käyttötarkoitukseensa sopivat parametrit sekä määrittelee käyttäjäroolit. Toimittaja perustaa yritykselle oman tietokantaympäristön sekä asettaa tarvittavat määritykset kohdalleen. Yritys saa käyttönsä valmiin, omiin tarpeisiinsa sovitetun ympäristön. On tyypillistä, että toimittaja vie yrityksen olemassaolevat asiakastiedot ohjelmistoon - tämä nopeuttaa osaltaan käyttöönottoa.

4 SISÄÄNKIRJAUTUMINEN ERI SELAINTYYPEILLÄ

Ohjelmistoon kirjaudutaan käyttäjätunnus-salasanaparilla. Kullakin ohjelmiston käyttäjällä tulee olla henkilökohtainen tunnus sekä salasana.

Käyttöjärjestelmien sekä erilaisten selaintyyppien ja -versioiden kirjavuuden takia saattaa esiintyä toimintavaikeuksia. Nyrkkisääntö kuitenkin on, että ohjelmisto toimii kaikilla nykyaikaisilla selaintyypeillä, joissa on cookie- sekä javascript-tuki päällä. Ohjelmistoa on testattu Windows 98/NT 4.0/2000/XP:llä, Mac OS X:llä sekä Linux:lla. Selaintyypeistä on testattu Internet Explorer 6.0, Netscape Navigator 6.0, Firefox 1.0, Safari 1.0.3. Suosittelemme, että käytät aina selaimesi uusinta versiota.

5 HAKUTOIMINNOT JA NAVIGOINTI

5.1 HAKUTOIMINNOT

Kaikkien hakunäkymien (Oma sivu, Kampanjat, Liidit, Asiakkaat, Henkilöt, Aktiviteetit, Myynti, Tuotteet) navigointi toimii samalla periaatteella. Päätasoa klikkaamalla käyttäjälle avautuu listanäkymä. Tulosalueella näkyviä rivejä voidaan suodattaa valitsemalla suodatinalueelta soveltuva suodatin. Suodattimet vaihtelevat sen mukaan, mikä hakunäkymä on valittu. On huomattava, että järjestelmä näyttää aina oletuksena käyttäjän omat tiedot.

Yleishakua käyttämällä on mahdollista etsiä yhdellä kertaa liidien, asiakkaiden, henkilöiden sekä myyntien nimi- ja kuvauskentistä. Yleishaku on suositeltava tapa etsiä tiettyä yksittäistä sanaa tai nimeä. Suodattimissa tai hakuparametreissa ei tehdä eroa isojen ja pienten kirjainten välillä.

Navigointialueen painikkeilla voidaan liikkua tulosalueessa eteen- ja taaksepäin. Painikkeiden keskellä sijaitsevat luvut kertovat, kuinka monta riviä näytetään kerrallaan.

6 OMA SIVU

Omalla sivulla näytetään lista käyttäjän omista, avoimista aktiviteeteista joiden eräpäivä on viikon sisällä nykyhetkestä. Samalle päivälle osuvat aktiviteetit on korostettu vihreällä värillä. Lisäksi näytetään sellaiset aktiviteetit, jotka ovat myöhässä. Tällaisten eräpäivä on korostettu punaisella.

Aktiviteetit pysyvät omalla sivulla niin kauan, kunnes käyttäjä joko kirjaa aktiviteetin statuksen suljetuksi, poistaa sen tai siirtää aktiviteetin omistajuuden toiselle käyttäjälle.

7 KAMPANJAT (OPTIO)

Kampanjoiden luontiin tarvitaan vähintään CAMPAIGN MANAGER -tason käyttöoikeus.

Kampanjalle kirjataan vähintään perustiedot, toiminnallisissa kampanjoissa myös kampanjamalli sekä kohderyhmä. Perustiedoista nimi ja tyyppi ovat pakollisia tietoja. Tyyppiä ei voi tallennuksen jälkeen enää vaihtaa.

Kampanjan toteutus riippuu valitusta kampanjatyypistä. Puhelinkampanjaa käytetään tilanteissa, joissa on soitettava suuri määrä asiakkaita ja/tai liidejä läpi sekä kirjattava puheluiden yksityiskohdat osaksi asiakashistoriaa.

7.1 Puhelinkampanja (OPTIO)

Kampanjasivulta valitaan "Kohderyhmä"-painike. Kampanjan kohderyhmä-sivulla valitaan sopiva soittolista käyttämällä sivun hakualueen filtereitä (kohteen nimi, tyyppi, status). Siirrytään kampanjan toteutukseen "Soittolistaan"-painikkeesta.

Soittolista-näkymässä vasemmalla ylhäällä ovat joko liidin taikka asiakkaan tiedot. Liidin tietoja voidaan muuttaa välittömästi, asiakkaan tai henkilön tietojen muuttamiseksi on siirryttävä toiselle sivulle "Muokkaa"-linkistä. Siirtyminen kohderyhmän seuraavaan liidiin tai asiakkaaseen oikealla ylhäällä olevista nuolinäppäimistä.

Muokattavalle kohteelle - siis liidi tai asiakas - voidaan kirjata joko kampanjamerkintöjä tai aktiviteetteja. Kampanjamerkinnät näkyvät ruudun oikeassa ylälaidassa, niitä voi lisätä ja poistaa. Mikäli kohteelle on aikaisemmin luotu aktiviteetteja, ne näkyvät ruudun oikeassa alalaidassa. Vanhoja aktiviteetteja voi poistaa, mikäli käyttäjä on itse tehnyt. Muiden tekemiä aktiviteetteja ei voi poistaa.

Aktiviteetteihin voi tarvittaessa laittaa deadline-päivämäärän. Tällöin aktiviteetin status jää avoimeksi (AVOIN). Aktiviteetti on avoin niin kauan, kunnes sen status päivitetään (SULJETTU).

8 LIIDIT

Liidi on asiakkaan esiaste. Liidille kirjataan tieto yrityksestä sekä yhden henkilön tiedot. Messukontaktit ovat tyypillisiä liidejä, samoin kolmansilta osapuolilta ostettavat päättäjärekisterit. Liidejä onkin tyypillisesti moninkertainen määrä asiakkaisiin nähden. Huomaa, että sama yritysnimi ei voi esiintyä järjestelmässä kahdesti - tämä koskee myös asiakkaita. Yritys on aina joko liidi tai asiakas, se ei voi olla molempia.

Liidin tiedot koostuvat yritys- ja henkilötiedon lisäksi toimialasta, yhteystiedoista sekä vapaasta kuvaustekstistä. Liideille kirjattavat tiedot ovat huomattavasti suppeammat kuin asiakkaalla. Kullakin liidillä on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa liidin eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia.

Mikäli liidi osoittautuu mielenkiintoiseksi, se muunnetaan asiakkaaksi. Muunnetun asiakkaan luokka on prospekti. Muuntaminen tapahtuu "Muunna asiakkaaksi"-painikkeesta. Muuntamisen yhteydessä liidille kirjatut yritys muuttuu asiakkaaksi, liidille mahdollisesti kirjattu kontaktihenkilö kirjautuu erillisenä asiakkaalle. Liidin aktiviteetit sekä kampanjamerkinnät seuraavat perässä.

9 ASIAKKAAT

Asiakas on järjestelmän "perusyksikkö", johon useimmat muut asiat liittyvät. Asiakas linkitetään henkilöihin, aktiviteeteihin sekä myynteihin. Asiakas voidaan liittää kampanjoihin. Osa liideistä muunnetaan asiakkaiksi. Asiakas voi olla joko yritys- tai yksityisasiakas, toimittaja, partneri tai alihankkija. Yritys voi tarvittaessa määrittää myös muita asiakastyyppejä.

Kullakin asiakkaalla on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa asiakkaan eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia. Asiakkaan omistajan vaihtamisen yhteydessä voidaan myös vaihtaa asiakkaalle kuuluvien aktiviteettien sekä myyntien omistajaa.

Ainoa pakollinen tieto asiakasta kirjattaessa on asiakkaan nimi. Sama nimi ei voi esiintyä järjestelmässä kahdesti - tämä koskee myös liidejä.

Asiakkaille määritellään tyyppi (esim: Yritysasiakas, Yksityisasiakas, Alihankkija, Toimittaja, Jälleenmyyjä, Agentti, Kilpailija, Partneri), asiakasluokka (A, B, C, D) sekä kategoria (Prospekti, Asiakas, Avainasiakas, Poistunut). Näiden tietojen kirjaaminen ei ole itseisarvo, mutta sopivaa kombinaatiota käyttämällä voidaan olennaisesti helpottaa suurten asiakasmassojen käsittelyä. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä lisäksi luoda uusia, perusasennukseen kuulumattomia kenttätietoja. Katso kohta 16 Vapaat kentät.

10 HENKILÖT

Henkilö liittyy aina yhteen asiakkaaseen. Yhdellä asiakkaalle voidaan kirjata useampia henkilöitä. Henkilöä kirjattaessa tulee syöttää vähintään etu- ja sukunimi.

Henkilö eroaa järjestelmän muista pääelementeistä siten, että sillä ei ole suoraa omistajaa. Henkilön omistajuus määrittyy henkilöön linkitetyn asiakkaan kautta.

11 AKTIVITEETIT

Aktiviteetit ovat muistiinpanoja, tapaamisia, tehtäviä, puhelinsoittoja - kaikkia sellaisia yhteydenottoja, joilla yritys kommunikoi sidosryhmiensä kanssa. Aktiviteetit voivat sijoittua joko kuluvaan ajanhetkeen; kirjataan ylös, mitä juuri tehtiin. Aktiviteetit voidaan myös kirjata tulevaisuuteen. Kun asia tulee taas ajankohtaiseksi, järjestelmä muistuttaa siitä, eivätkä asiat pääse unohtumaan.

Aktiviteetit linkittyvät joko liidiin tai asiakkaaseen. Mikäli aktiviteetti linkitetään asiakkaaseen, voidaan linkitystä edelleen tarkentaa valitsemalla asiakkaalle kirjattu myynti.

Kullakin aktiviteetilla on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa aktiviteetilla eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia. Huomaa, että kaikki yhdelle asiakkaalle kuuluvat aktiviteetit voidaan vaihtaa yhdellä kertaa vaihtamalla asiakkaan omistusta.

Aktiviteettien pakollisia tietoja ovat nimi, tyyppi sekä status. Aktiviteetin tyypit määräytyvät yrityskohtaisesti. Status on joko "Avoin" tai "Suljettu". Mikäli aktiviteetin status on "Avoin", ja sille on kirjattu deadline-päivämäärä, se ilmestyy käyttäjän omalle sivulle silloin, kun määräaikaan on aikaa viikko tai alle. Aktiviteetti pysyy omalla sivulla kunnes se on kirjattu suljetuksi.

On osoittautunut hyväksi toimintatavaksi pitää kutakin tavoiteltavaa asiakasta kohden yksi avoin aktiviteetti. Tässä aktiviteetissa kuljetetaan tietoa siitä, mitä asiakassuhteen hyväksi seuraavaksi tehdään.

12 MYYNTI

Järjestelmällä hallitaan eri vaiheissa olevia myyntejä. Myynti ei niinkään tarkoita yksittäistä myyntitilausta, vaan yhden asiakkaan suuntaan tapahtuvaa myyntityötä, alusta loppuun. On tyypillistä perustaa uusi myynti heti, kun myyjä saa tietoa asiakkaan ostoaikeista. Myyntiin voidaan liittää tuotelistasta poimittuja tuotteita ja/tai palveluita sekä määrittää niille kappalemäärä sekä hinta.

Myynnit tuleekin vaiheistaa yrityksen myyntiprosessin mukaiseksi. Vaiheistus voi olla esimerkiksi tällainen: Uusi -> Kontaktoitu -> Tarjottu -> Suullinen hyväksyntä -> Sopimus allekirjoitettu. Myynti voidaan myös perua "Peruttu" tai hävitä "Hävitty". Epäonnistuneet myynnit kannattaakin kirjata järjestelmään järjestelmällistä kilpailijaseurantaa sekä tuotehinnoittelua varten.

Myynnin yhteyteen voidaan kirjata arvo sekä todennäköisyys. Todennäköisyys on prosenttiluku, jota voidaan käyttää yhdessä arviohinnan kanssa myyntiennusteiden laskentaan. Prosenttiluvut voidaan linkittää myynnin vaiheisiin (esim: Tarjottu = 30%). Tällaisen myyntiennusteen käyttö vaatii kohtalaisen suurta myynnin volyymia, muuten ennusteesta ei saada riittävän tarkkaa.

Kullakin myynnillä on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa myynnin eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia. Huomaa, että kaikki yhdelle asiakkaalle kuuluvat myynnit voidaan vaihtaa yhdellä kertaa vaihtamalla asiakkaan omistusta.

13 TUOTTEET (OPTIO)

Tuotelistaan määritellään ajankohtainen lista yrityksen tuotteista ja palveluista sekä määritellään näiden hinnat. Tuotteita voidaan liittää myynteihin.

14 RAPORTIT

Raporttinäkymään tarvitaan vähintään MANAGER-tason käyttöoikeus.

Ohjelmistosta saatavaa raportointitietoa voi rajata, tarkentaa ja kohdentaa antamalle raportille eri tyyppisiä kriteerejä eli parametrejä. Parametrit vaihtelevat valitun raportin mukaan. Haluttu parametri voidaan kirjata pudotusvalikkoon, valintalistaan tai päivämääräkenttään, tietotyypistä riippuen.

Ohjelmistoon valmiiksi määriteltyjen raporttien lisäksi käyttäjäyritykselle voidaan määritellä omaan käyttötarpeeseen sovitettuja raportteja. Ohjelmistotoimittaja toteuttaa omat raportit yrityksen ohjeistuksen mukaisesti.

Raportin tietomuoto voi olla joko normaali HTML-tuloste tai vaihtoehtoisesti CSV-muoto (=Comma Separated Values). CSV-muotoinen data avataan Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmistossa.

15 HALLINTA

Hallintanäkymän käyttöön tarvitaan ADMIN-tason käyttöoikeus.

Hallintaosioon kuuluvat käyttäjähallinta, tietojen suojaustilan asetukset, kieliasetukset sekä luokittelutiedot.

15.1 KÄYTTÄJÄNHALLINTA

Käyttäjähallinta, jossa käyttäjien lisääminen, salasanojen vaihto, kieliasetukset, käyttöoikeustasot.

15.2 TIETOJEN SUOJAUSTILA

Käyttöönottovaiheessa yrityksen tulee valita tietojen suojaustilaksi joko PUBLIC tai PRIVATE. PUBLIC-valinta merkitsee sitä, että yrityksen käyttäjät näkevät kaikkien muiden käyttäjien syöttämät tiedot, ja voivat näitä myös käyttöoikeuksiensa puitteissa muuttaa. PRIVATE-valinnalla kukin käyttäjän syöttämät tiedot eristetään muista, eivätkä muut näe toisten syöttämiä tietoja. PRIVATE-valintaa käytettäessä tietojen näkyvyyttä voidaan hallita käyttämällä suojattuja käyttäjäryhmiä. Käyttäjäryhmään poimitaan käyttäjiä, ja nämä näkevät toistensa tiedot samalla tavalla kuin PUBLIC-valinnalla.

15.3 KIELIASETUKSET

Ohjelmiston käyttöönotossa yrityksen tulee valita ohjelmiston käyttökieleksi joko suomen- tai englannin kieli. Ohjelmiston parametrointi sekä yrityskohtaiset tietosisällöt tehdään tämän valinnan mukaisesti.

Ohjelmiston käyttöliittymä näytetään joko suomeksi tai englanniksi. Käyttäjän kieliasetus määritetään kohdasta Hallinta > Käyttäjät > Muokkaa > Kieliasetus. fi_FI viittaa suomenkieleen, en_US puolestaan american english:iin. Käyttäjän kieliasetus koskee käyttöliittymän kieltä, ei varsinaista dataa.

15.4 LUOKITTELUTIEDOT

Hallintaosiossa voidaan lisäksi konfiguroida yrityskohtaisia luokittelutietoja - asiakastyypit, -luokat ja -kategoriat, asiakkaiden ja liidien toimialat, kampanjamalli, aktiviteettien tyypit sekä myynnin vaiheet. Näiltä luokittelutietoja voidaan tarvittaessa lisätä yrityksen itsensä toimesta. Mikäli jokin luokittelutieto on jo käytössä, sitä ei voi poistaa ennen viittauksien muuttamista.

16 VAPAAT KENTÄT

Asiakkaille, liideille sekä kontakteille voidaan käyttöönoton yhteydessä luoda uusia, perusasennukseen kuulumattomia kenttätietoja. Tällaisia kenttiä kutsutaan vapaiksi kentiksi. Asiakkaalle voidaan kirjata vapaita kenttiä 5kpl ja henkilölle 3kpl. Ohjelmistotoimittaja määrittelee vapaat kentät yrityksen ohjeistuksen mukaisesti. Kenttiin voidaan tarvittaessa lisätä hakutoiminto (tekstikentän oikealla puolella sijaitseva "..."-painike).

17 TIETOTURVA

Varmista aina, että käytät salattua (https) yhteyttä. Kiinnitä myös erityistä varovaisuutta tietoturvaan silloin, mikäli käytät ohjelmistoa joltain muulta kuin henkilökohtaiselta työasemaltasi. Erilaiset vakoilu- ja haittaohjelmistot ovat yleistymään päin, jaetulla koneella saattaa olla keymapper-tyyppinen ohjelmisto, joka taltioi kaiken kirjoittamasi koneen levylle. Tällöin salatusta yhteydestä ei ole apua. Vältä kirjastojen ja nettikahviloiden yhteiskäyttöisiä työasemia.

Käytä aina "Kirjaudu ulos"-painiketta lopettaessasi ohjelmiston käytön. Tällä varmistat sen, ettei käyttämäsi istunto jää avoimeksi. Huomioi myös, että selaimet tallentavat noutamansa datan välimuistiin (cache). Tallennus tapahtuu joko muistiin tai levylle, riippuen selaimen asetuksista. Mikäli käytät ohjelmistoa muulta kuin henkilökohtaiselta työasemaltasi, muista tyhjentää välimuisti käytön jälkeen.