| Versio 3.09 |
|
| |
| |
| 1 JOHDANTO |
DealMaker on myynnin tehostamiseen ja ohjaukseen kehitetty asiakashallinnan ryhmätyökalu, joka on kehitetty erityisesti pk-yritysten tarpeisiin. Tuotekehityksessä on huomioitu erityisesti ohjelmiston helppokäyttöisyys sekä nopea käyttöönotto. Ohjelmisto tukee yritysten asiakashallinnan eri vaiheita aina potentiaalisen asiakkaan ohjelmistoon kirjaamisesta läpivietyjen asiakasprojektien tuottojen yhteenvetoraportointiin.
Ohjelmiston avulla yritys pystyy käytännön tasolla ylläpitämään ajantasaista asiakasrekisteriä sekä seuraamaan myyntitoimien etenemistä ja asiakasyhteydenottoja. Yrityksen johto ja taloushallinto voivat seurata myyntiä sekä tulosten kehittymistä raportein.
|
| |
| 2 PERUSKÄSITTEET |
| Ohjelmiston keskeiset käsitteet: |
| |
 ASIAKKAAT
Asiakas on järjestelmän "perusyksikkö", johon useimmat muut asiat liittyvät. Asiakas linkitetään henkilöihin, aktiviteetteihin sekä myynteihin. Asiakas voidaan liittää kampanjoihin. Asiakas on tyypillisesti yritysasiakas.
 LIIDI
Liidi on asiakkaan esiaste. Liidille kirjataan tieto yrityksestä sekä yhden henkilön tiedot.
Messukontaktit ovat tyypillisiä liidejä, samoin kolmansilta osapuolilta ostettavat päättäjärekisterit. Liidejä onkin tyypillisesti moninkertainen määrä asiakkaisiin nähden. Mikäli liidi osoittautuu mielenkiintoiseksi, se muunnetaan asiakkaaksi. Muunnetun asiakkaan luokka on prospekti.
 HENKILÖT
Henkilö liittyy aina yhteen asiakkaaseen. Yhdellä asiakkaalle voidaan kirjata useampia henkilöitä. Henkilöä kirjattaessa tulee syöttää vähintään etu- ja sukunimi.
 AKTIVITEETIT
Aktiviteetit ovat muistiinpanoja, tapaamisia, tehtäviä, puhelinsoittoja - kaikkia sellaisia yhteydenottoja, joilla yritys kommunikoi sidosryhmiensä kanssa. Aktiviteetit voivat sijoittua joko kuluvaan ajanhetkeen; kirjataan ylös, mitä juuri tehtiin. Aktiviteetit voidaan myös kirjata tulevaisuuteen. Kun asia tulee taas ajankohtaiseksi, järjestelmä muistuttaa siitä, eivätkä asiat pääse unohtumaan.
 MYYNTI
Myynti tarkoittaa asiakkaan kiinnostusta käyttäjäyrityksen myymää tuotetta tai palvelua kohtaan.
 TUOTTEET (OPTIO)
Lista yrityksen tuotteista ja palveluista. Tuotteita voidaan liittää myynteihin.
 KAMPANJAT (OPTIO)
Kampanjoilla hallitaan liideihin ja asiakkaisiin kohdistuvia myyntitoimenpiteitä. Kuhunkin kampanjaan liittyy runko - kampanjamalli - jonka mukaisesti kohderyhmään valitut käsitellään.
|
| |
| 3 KÄYTTÖÖNOTTO |
Ohjelmiston käyttöönotto tehdään aina läheisessä yhteistyössä ohjelmistotoimittajan kanssa. Yritys valitsee tarvitsemansa moduulit, omaan käyttötarkoitukseensa sopivat parametrit sekä määrittelee käyttäjäroolit. Toimittaja perustaa yritykselle oman tietokantaympäristön sekä asettaa tarvittavat määritykset kohdalleen. Yritys saa käyttönsä valmiin, omiin tarpeisiinsa sovitetun ympäristön. On tyypillistä, että toimittaja vie yrityksen olemassaolevat asiakastiedot ohjelmistoon - tämä nopeuttaa osaltaan käyttöönottoa.
|
| |
| 4 SISÄÄNKIRJAUTUMINEN ERI SELAINTYYPEILLÄ |
Ohjelmistoon kirjaudutaan käyttäjätunnus-salasanaparilla. Kullakin ohjelmiston käyttäjällä tulee olla henkilökohtainen tunnus sekä salasana.
Käyttöjärjestelmien sekä erilaisten selaintyyppien ja -versioiden kirjavuuden takia saattaa esiintyä toimintavaikeuksia. Nyrkkisääntö kuitenkin on, että ohjelmisto toimii kaikilla nykyaikaisilla selaintyypeillä, joissa on cookie- sekä javascript-tuki päällä. Ohjelmistoa on testattu Windows 98/NT 4.0/2000/XP:llä, Mac OS X:llä sekä Linux:lla. Selaintyypeistä on testattu Internet Explorer 6.0, Netscape Navigator 6.0, Firefox 1.0, Safari 1.0.3. Suosittelemme, että käytät aina selaimesi uusinta versiota.
|
| 5 HAKUTOIMINNOT JA NAVIGOINTI |
| 5.1 HAKUTOIMINNOT |
Kaikkien hakunäkymien (Oma sivu, Kampanjat, Liidit, Asiakkaat, Henkilöt, Aktiviteetit, Myynti, Tuotteet) navigointi toimii samalla periaatteella. Päätasoa klikkaamalla käyttäjälle avautuu listanäkymä.
Tulosalueella näkyviä rivejä voidaan suodattaa valitsemalla suodatinalueelta soveltuva suodatin. Suodattimet vaihtelevat sen mukaan, mikä hakunäkymä on valittu. On huomattava, että järjestelmä näyttää aina oletuksena käyttäjän omat tiedot.
Yleishakua käyttämällä on mahdollista etsiä yhdellä kertaa liidien, asiakkaiden, henkilöiden sekä myyntien nimi- ja kuvauskentistä. Yleishaku on suositeltava tapa etsiä tiettyä yksittäistä sanaa tai nimeä. Suodattimissa tai hakuparametreissa ei tehdä eroa isojen ja pienten kirjainten välillä.
Navigointialueen painikkeilla voidaan liikkua tulosalueessa eteen- ja taaksepäin. Painikkeiden keskellä sijaitsevat luvut kertovat, kuinka monta riviä näytetään kerrallaan.
|
| |
| |
| 6 OMA SIVU |
Omalla sivulla näytetään lista käyttäjän omista, avoimista aktiviteeteista joiden eräpäivä on viikon sisällä nykyhetkestä. Samalle päivälle osuvat aktiviteetit on korostettu vihreällä värillä. Lisäksi näytetään sellaiset aktiviteetit, jotka ovat myöhässä. Tällaisten eräpäivä on korostettu punaisella.
Aktiviteetit pysyvät omalla sivulla niin kauan, kunnes käyttäjä joko kirjaa aktiviteetin statuksen suljetuksi, poistaa sen tai siirtää aktiviteetin omistajuuden toiselle käyttäjälle.
|
| |
| 7 KAMPANJAT (OPTIO) |
|
Kampanjoiden luontiin tarvitaan vähintään CAMPAIGN MANAGER -tason käyttöoikeus.
7.1 KAMPANJAT-SIVU / KAMPANJAHAKU
Kampanjat-sivulla näet listan kaikista kampanjoistasi ja voit hakea/suodattaa niitä kampanjan nimen, tyypin ja statuksen mukaan. Kampanjan perustietoja pääset tarkastelemaan klikkaamalla joko kampanjan nimeä listan vasemmassa laidassa, tai oikean laidan Näytä-linkkiä. Samoja tietoja pääset muokkaamaan oikean laidan Muokkaa-linkistä.
Kunkin kampanjan kohderyhmää pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan oikean laidan Kohderyhmä-linkistä, ja kampanjasähköposteja (optio) pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan oikean laidan Sähköpostit-linkistä.
7.2 UUDEN KAMPANJA LUOMINEN
Voit luoda uuden kampanjan klikkaamalla Kampanjat-sivun oikeassa alalaidassa olevaa Uusi kampanja -nappia. Kampanjan perustiedoista pakollisia ovat nimi ja tyyppi (puhelin / sähköposti / postitus). Lisäksi voit syöttää kampanjan aloituspäivämäärän, mahdollisen deadlinen, lopetuspäivämäärän (kenttä "Suljettu") sekä vapaan kuvauksen.
Kampanjan tyyppiä et voi enää myöhemmin muokata sen kerran valittuasi, mutta toisaalta valitsemasi tyyppi ei sido kampanjaa mihinkään, ts. tyyppi-tiedolla on kampanjassa pelkkä informaatioarvo. Voit esim. tulostaa postitustarroja tai lähettää sähköposteja (jos sähköpostitoiminnallisuus sisältyy DealMaker-asennukseesi) vaikka olisit valinnut kampanjan tyypiksi "Puhelin".
Tallennettuasi kampanjan näet kampanjan perustiedot, ja voit joko palata muokkaamaan perustietoja klikkaamalla alalaidan Muokkaa-nappia tai jatkaa lisäämään asiakkaita, henkilöitä tai liidejä (optio) kampajan kohderyhmään klikkaamalla alalaidan Kohderyhmä-nappia.
7.3 KAMPANJAN KOHTEET JA KOHDERYHMÄN MUOKKAUS
Kampanjan kohderyhmää pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan joko Kampanjat-sivun oikean laidan Kohderyhmä-linkistä tai kampanjan perustietosivun alalaidassa olevasta Kohderyhmä-napista.
Molempien toimintojen kautta päädyt Kampanjan kohteet -sivulle, jonka alalaidassa on toimintonapit (oikealta vasemmalle) kampanjakohteiden lisäämiseen, kampanjasähköpostin lähetykseen (optio), osoitetarrojen tulostukseen sekä haluttujen kohteiden poistamiseen kampanjasta. Nappirivistön alapuolelta löytyvät lisäksi toiminnot massamuutosten tekemiseen valituille kohteille - voit. esim. muuttaa valittujen kohteiden statuksen ja omistajan, tai siirtää tai kopioida kohteita toiseen kampanjaan.
7.3.1 Kohteiden lisääminen kampanjaan
Aloita kohteiden lisääminen klikkaamalla Lisää kohteita -nappia Kampanjan kohteet -näkymän oikeassa alalaidassa. Päädyt näkymään, jonka ylälaidassa näet välilehdet "Asiakasryhmät", "Henkilöryhmät" ja "Liidiryhmät" (optio). Näiden ryhmien kautta pääset itse luomiesi hakuehtojen avulla valitsemaan kampanjan kohteita (tai tarvittaessa myös tulostamaan suoraan osoitetarroja ryhmien perusteella ilman että ensin viet kohteita kampanjaan).
Esimerkki: henkilöiden lisääminen kampanjaan
1. Mene kohderyhmän valintaan esim. reittiä Kampanjat > Kohderyhmä > Lisää kohteita.
2. Valitse "Henkilöryhmät"-välilehti.
3. Kohdassa "1. Valitse ryhmä" klikkaa oikealla olevaa Luo uusi -nappia. Mikäli haluat muokata jo aiemmin luomaasi ryhmää, valitse ryhmä saman kohdan alasvetovalikosta ja klikkaa Muokkaa-nappia.
4. Syötä ryhmälle haluamasi nimi / muokkaa olemassaolevaa nimeä mikäli tarpeen.
5. Valitse sopivat asiakkaat luomalla haluamasi suodatuskriteerit (hakukriteerit) käyttäen "Suodatuskriteerit"-kohdan valintoja "Kenttä", "Operaattori" ja "Arvo".
Valitaksesi ryhmään esim. henkilöt joitka kuuluvat yritykselle "Nokia" ja joiden nimi alkaa A-kirjaimella, täytä lomakkeelle seuraavat valinnat:
| Kenttä: | Operaattori: | Arvo: |
|---|
| Henkilön yrityksen nimi | on | Nokia |
| Henkilön etunimi | alkaa kirjaimilla | A |
Tallenna valintasi käyttämällä suodatuskriteereiden alla olevaa Tallenna-nappia. Saat eteesi listan antamillasi hakukriteereillä löytyneistä henkilöistä.
Viedäksesi henkilöt kampanjaan, tarkista että kohdassa "2. Valitse toiminto" on valittuna alasvetovalikoista "Vie kampanjaan..." sekä haluamasi kampanjan nimi. Klikkaa Suorita toiminto -nappia, ja henkilöt siirtyvät osaksi kampanjan kohderyhmää.
Näet kampanjan päivitetyn kohderyhmälistan nyt esim. menemällä kohderyhmänäkymään reittiä Kampanjat > Kohderyhmä
7.4 OSOITETARROJEN TULOSTUS
Voit tulostaa osoitetarroja kahdella tavalla: joko kampanjan kohderyhmistä tai suoraan asiakas-, henkilö- tai liidiryhmien kautta.
7.4.1 Osoitetarrat kampanjan kautta
Mene haluamasi kampanjan kohderyhmään esim. reittiä Kampanjat > Kohderyhmä. Jos kampanjalla ei vielä ole kohteita, voit lisätä niitä kohdan 7.3.1 Kohteiden lisääminen kampanjaan mukaisesti.
Valitse kohteet joille haluat tarrat tulostaa joko ruksittamalla hiirellä haluamasi vasemman laidan valintaruudut, tai jos haluat valita useamman kohteen kerralla, voit "maalata" hiirellä laittamalla hiiren napin pohjaan ensimmäisen haluamasi kohteen rivillä (missä tahansa muualla paitsi ruksin kohdalla), vetämällä hiirtä nappi alas painettuna viimeisen haluamasi kohteen kohdalle ja päästämällä hiiren nappi sen jälkeen ylös. Maalatessasi kohteiden pitäisi muuttua keltaisiksi, ja hiiren napin päästämisen jälkeen vasemman laidan valintaruutujen pitäisi olla valittuna.
Jos haluat valita enemmän kohteita kuin ruudulla näkyy oletuksena kerralla, klikkaa ensin vasemman ylälaidan Näytä kaikki rivit -valintaruutua, ja tee vasta sitten kohteiden valinta.
Aloittaaksesi tarratulostuksen, klikkaa alalaidan Tulosta valituista osoitetarrat -nappia. Saat eteesi ponnahdusikkunan, jossa voit valita seuraavat tiedot:
- käytettävän osoitetarra-arkin (mikäli käytössä on eri kokoisia tarroja)
- sen, tulostetaanko asiakas-tyyppisistä kohteista pelkkä asiakas vai myös asiakkaisiin mahdollisesti liitetyt henkilöt
- mahdollisen tyhjän henkilökentän tekstin (mikäli jollekin kohteelle ei ole määritelty henkilön nimeä)
- henkilön tittelin tulostustavan ("normaali" eli samalla rivillä nimen kanssa, "erillisellä rivillä" tai "piilotettu")
- mahdollisen käytettyjen tarrojen määrän, mikäli tulostimeen asettamassasi (ensimmäisessä) tarra-arkista on jo käytetty osa tarroista
Klikkaa Avaa osoitetarrat (pdf) -nappia, jolloin DealMaker generoi pdf-muotoisen osoitetarraston jonka voit avata ja tulostaa normaalisti oman tietokoneesikoneesi tulostustoimintoa käyttäen.
7.4.2 Osoitetarrat ryhmien kautta
Mene ryhmänäkymään joko reittiä Kampanjat > Kohderyhmä > Lisää kohteita tai Asiakkaat-, Henkilöt- tai Liidit-näkymän oikeassa alalaidassa olevan Ryhmät-napin kautta.
Muodosta ja/tai valitse haluamasi ryhmä kuten kohdassa 7.3.1 Kohteiden lisääminen kampanjaan. Valitse sen jälkeen kohdan "2. Valitse toiminto" alasvetovalikosta vaihtoehto "Osoitetarrat" ja klikkaa Suorita toiminto -nappia.
Tulosta osoitetarrat avautuvan ponnahdusikkunan avulla kuten edellisessäkin kohdassa 7.4.1 Osoitetarrat kampanjan kautta.
7.5 KAMPANJASÄHKÖPOSTIEN LUONTI JA LÄHETYS (optio)
7.5.1 Kampanjasähköpostin luonti
Aloita sähköpostin luonti menemällä Kampanjat-näkymään ja klikkaamalla siellä haluamasi kampanjan kohdalla oikean laidan Sähköpostit-linkkiä.
Klikkaa alalaidan Luo uusi sähköposti tähän kampanjaan -nappia. Jos haluat muokata olemassaolevaa sähköpostia, klikkaa haluamasi sähköpostin Muokkaa-linkkiä.
Eteesi avautuu sähköpostin muokkausnäkymä, johon voit syöttää seuraavat tiedot:
- Työnimi - sähköpostilistassa sinulle itsellesi näkyvä nimi, joka ei näy vastaanottajalle.
- Sähköpostin otsikko
- Sähköpostin sisältö html-muodossa (mahdollistaa kuvien lisäämisen ja mm. tekstin lihavoinnin)
- Sähköpostin sisältö tekstimuodossa (niitä vastaanottajia varten joiden sähköpostiohjelma ei tule html-muotoista postia)
Jos haluat käyttää uuden sähköpostisi pohjana jotakin aiemmin luomaasi sähköpostia, klikkaa alalaidan Hae pohjaksi olemassaoleva sähköposti -nappia ja valitse haluamasi sähköposti klikkaamalla oikean laidan Valitse pohjaksi -toimintoa.
Jos haluat että html- ja tekstimuotoiset sisällöt ovat yhteneväiset, täytä pelkästään html-versio (ylempi tekstialue) ja klikkaa sen jälkeen alalaidan Kopioi tekstisisältö html-versiosta -linkkiä.
Tallenna sähköposti klikkaamalla Tallenna-nappia.
7.5.2 Kampanjasähköpostin lähetys
Mene haluamasi kampanjan kohderyhmänäkymään esim. reittiä Kampanjat > Kohderyhmä. Valitse haluamasi kohteet kuten kohdassa 7.4.1 Osoitetarrat kampanjan kautta.
Klikkaa alalaidan Lähetä valituille sähköpostia -nappia. Valitse avautuvasta listasta aiemmin luomasi sähköposti oikean laidan Valitse-toiminnolla, tai halutessasi luo kokonaan uusi kuten edellisessä kohdassa 7.5.1 Kampanjasähköpostin luonti.
Näet vielä listan kaikista kohteista. Mikäli jollekin kohteista ei ole määritelty sähköpostiosoitetta, näkyy kohteen vasemmalla puolella kysymysmerkillä varustettu kirjekuori-ikoni. Jos kirjekuori-ikonin päällä on punainen huutomerkki, tarkoittaa tämä että kohteelle on erikseen valittu "Ei kampanjapostia"-valinta kohteen tiedoissa (esim. asiakas- tai henkilökortissa).
Aloita lähetys klikkaamalla Lähetä kampanjasähköposti nyt -nappia.
Saat eteesi näkymän, jonka ylälaidassa näkyy lähetyksen edistyminen. Voit keskeyttää lähetyksen tilapäisesti klikkaamalla keskeytä-nappia ja lopettaa kokonaan lopeta-napilla. Mikäli poistut näkymästä kesken lähetyksen, pääset takaisin menemällä ko. kampanjan kohderyhmään esim. reittiä Kampanjat > Kohderyhmät. Sähköpostit lähetetään muutaman postin ryppäissä n. 60 postin minuuttivauhdilla.
Lähetettyjen sähköpostien historia näkyy asiakkaiden, henkilöiden ja liidien tiedoissa alalaidan "Lähetetyt kampanjasähköpostit"-listassa. Klikkaamalla vasemman laidan kirjekuori-ikonia näet kunkin sähköpostin sisällön.
7.5 PUHELINKAMPANJAT
Mene haluamasi kampanjan kohderyhmään esim. reittiä Kampanjat > Kohderyhmä. Mikäli haluat luoda uuden kampanjan, tee se kuten kohdassa 7.2 UUDEN KAMPANJA LUOMINEN. Mikäli haluat lisätä kampanjaan uusia kohteita, tee se kuten kohdassa 7.3.1 Kohteiden lisääminen kampanjaan.
Avaa haluamasi kohteen tiedot klikkaamalla vasemman laidan otsikon "Kohde" alla olevaa kohteen nimeä. Asiakas-tyyppisistä kohteista avautuu laajennettu kampanjanäkymä jossa voit myös muokata tietoa, henkilöistä ja liideistä normaali tietonäkymä. Soita valitsemallesi kohteelle ja tee kohteen tietoihin haluamasi muutokset.
Huomaa että kohteet avautuvat uuteen välilehteen tai selainikkunaan (selaimesta riippuen). Tällöin voit vain sulkea välilehden / ikkunan suoritettuasi soiton, ja aiemmin avaamasi lista on esillä samassa tilassa kuin aiemminkin.
|
| |
| 8 LIIDIT |
Liidi on asiakkaan esiaste. Liidille kirjataan tieto yrityksestä sekä yhden henkilön tiedot. Messukontaktit ovat tyypillisiä liidejä, samoin kolmansilta osapuolilta ostettavat päättäjärekisterit. Liidejä onkin tyypillisesti moninkertainen määrä asiakkaisiin nähden. Huomaa, että sama yritysnimi ei voi esiintyä järjestelmässä kahdesti - tämä koskee myös asiakkaita. Yritys on aina joko liidi tai asiakas, se ei voi olla molempia.
Liidin tiedot koostuvat yritys- ja henkilötiedon lisäksi toimialasta, yhteystiedoista sekä vapaasta kuvaustekstistä. Liideille kirjattavat tiedot ovat huomattavasti suppeammat kuin asiakkaalla. Kullakin liidillä on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa liidin eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia.
Mikäli liidi osoittautuu mielenkiintoiseksi, se muunnetaan asiakkaaksi. Muunnetun asiakkaan luokka on prospekti. Muuntaminen tapahtuu "Muunna asiakkaaksi"-painikkeesta. Muuntamisen yhteydessä liidille kirjatut yritys muuttuu asiakkaaksi, liidille mahdollisesti kirjattu kontaktihenkilö kirjautuu erillisenä asiakkaalle. Liidin aktiviteetit sekä kampanjamerkinnät seuraavat perässä.
|
| |
| 9 ASIAKKAAT |
Asiakas on järjestelmän "perusyksikkö", johon useimmat muut asiat liittyvät. Asiakas linkitetään henkilöihin, aktiviteeteihin sekä myynteihin. Asiakas voidaan liittää kampanjoihin. Osa liideistä muunnetaan asiakkaiksi. Asiakas voi olla joko yritys- tai yksityisasiakas, toimittaja, partneri tai alihankkija. Yritys voi tarvittaessa määrittää myös muita asiakastyyppejä.
Kullakin asiakkaalla on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa asiakkaan eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia. Asiakkaan omistajan vaihtamisen yhteydessä voidaan myös vaihtaa asiakkaalle kuuluvien aktiviteettien sekä myyntien omistajaa.
Ainoa pakollinen tieto asiakasta kirjattaessa on asiakkaan nimi. Sama nimi ei voi esiintyä järjestelmässä kahdesti - tämä koskee myös liidejä.
Asiakkaille määritellään tyyppi (esim: Yritysasiakas, Yksityisasiakas, Alihankkija, Toimittaja, Jälleenmyyjä, Agentti, Kilpailija, Partneri), asiakasluokka (A, B, C, D) sekä kategoria (Prospekti, Asiakas, Avainasiakas, Poistunut). Näiden tietojen kirjaaminen ei ole itseisarvo, mutta sopivaa kombinaatiota käyttämällä voidaan olennaisesti helpottaa suurten asiakasmassojen käsittelyä. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä lisäksi luoda uusia, perusasennukseen kuulumattomia kenttätietoja. Katso kohta 16 Vapaat kentät.
|
| |
| 10 HENKILÖT |
Henkilö liittyy aina yhteen asiakkaaseen. Yhdellä asiakkaalle voidaan kirjata useampia henkilöitä. Henkilöä kirjattaessa tulee syöttää vähintään etu- ja sukunimi.
Henkilö eroaa järjestelmän muista pääelementeistä siten, että sillä ei ole suoraa omistajaa. Henkilön omistajuus määrittyy henkilöön linkitetyn asiakkaan kautta.
|
| |
| 11 AKTIVITEETIT |
Aktiviteetit ovat muistiinpanoja, tapaamisia, tehtäviä, puhelinsoittoja - kaikkia sellaisia yhteydenottoja, joilla yritys kommunikoi sidosryhmiensä kanssa. Aktiviteetit voivat sijoittua joko kuluvaan ajanhetkeen; kirjataan ylös, mitä juuri tehtiin. Aktiviteetit voidaan myös kirjata tulevaisuuteen. Kun asia tulee taas ajankohtaiseksi, järjestelmä muistuttaa siitä, eivätkä asiat pääse unohtumaan.
Aktiviteetit linkittyvät joko liidiin tai asiakkaaseen. Mikäli aktiviteetti linkitetään asiakkaaseen, voidaan linkitystä edelleen tarkentaa valitsemalla asiakkaalle kirjattu myynti.
Kullakin aktiviteetilla on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa aktiviteetilla eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia. Huomaa, että kaikki yhdelle asiakkaalle kuuluvat aktiviteetit voidaan vaihtaa yhdellä kertaa vaihtamalla asiakkaan omistusta.
Aktiviteettien pakollisia tietoja ovat nimi, tyyppi sekä status. Aktiviteetin tyypit määräytyvät yrityskohtaisesti. Status on joko "Avoin" tai "Suljettu". Mikäli aktiviteetin status on "Avoin", ja sille on kirjattu deadline-päivämäärä, se ilmestyy käyttäjän omalle sivulle silloin, kun määräaikaan on aikaa viikko tai alle. Aktiviteetti pysyy omalla sivulla kunnes se on kirjattu suljetuksi.
On osoittautunut hyväksi toimintatavaksi pitää kutakin tavoiteltavaa asiakasta kohden yksi avoin aktiviteetti. Tässä aktiviteetissa kuljetetaan tietoa siitä, mitä asiakassuhteen hyväksi seuraavaksi tehdään.
|
| |
| 12 MYYNTI |
Järjestelmällä hallitaan eri vaiheissa olevia myyntejä. Myynti ei niinkään tarkoita yksittäistä myyntitilausta, vaan yhden asiakkaan suuntaan tapahtuvaa myyntityötä, alusta loppuun. On tyypillistä perustaa uusi myynti heti, kun myyjä saa tietoa asiakkaan ostoaikeista. Myyntiin voidaan liittää tuotelistasta poimittuja tuotteita ja/tai palveluita sekä määrittää niille kappalemäärä sekä hinta.
Myynnit tuleekin vaiheistaa yrityksen myyntiprosessin mukaiseksi. Vaiheistus voi olla esimerkiksi tällainen: Uusi -> Kontaktoitu -> Tarjottu -> Suullinen hyväksyntä -> Sopimus allekirjoitettu. Myynti voidaan myös perua "Peruttu" tai hävitä "Hävitty". Epäonnistuneet myynnit kannattaakin kirjata järjestelmään järjestelmällistä kilpailijaseurantaa sekä tuotehinnoittelua varten.
Myynnin yhteyteen voidaan kirjata arvo sekä todennäköisyys. Todennäköisyys on prosenttiluku, jota voidaan käyttää yhdessä arviohinnan kanssa myyntiennusteiden laskentaan. Prosenttiluvut voidaan linkittää myynnin vaiheisiin (esim: Tarjottu = 30%). Tällaisen myyntiennusteen käyttö vaatii kohtalaisen suurta myynnin volyymia, muuten ennusteesta ei saada riittävän tarkkaa.
Kullakin myynnillä on omistaja - joku järjestelmän käyttäjistä. Omistajaa voidaan vaihtaa "Vaihda omistaja"-painikkeesta. Käyttäjät voivat luovuttaa omistamansa myynnin eteenpäin. ADMIN-käyttäjä voi vaihtaa kaikkia omistuksia. Huomaa, että kaikki yhdelle asiakkaalle kuuluvat myynnit voidaan vaihtaa yhdellä kertaa vaihtamalla asiakkaan omistusta.
|
| |
| 13 TUOTTEET (OPTIO) |
Tuotelistaan määritellään ajankohtainen lista yrityksen tuotteista ja palveluista sekä määritellään näiden hinnat. Tuotteita voidaan liittää myynteihin.
|
| |
| 14 RAPORTIT |
| Raporttinäkymään tarvitaan vähintään MANAGER-tason käyttöoikeus. |
Ohjelmistosta saatavaa raportointitietoa voi rajata, tarkentaa ja kohdentaa antamalle raportille eri tyyppisiä kriteerejä eli parametrejä. Parametrit vaihtelevat valitun raportin mukaan. Haluttu parametri voidaan kirjata pudotusvalikkoon, valintalistaan tai päivämääräkenttään, tietotyypistä riippuen.
Ohjelmistoon valmiiksi määriteltyjen raporttien lisäksi käyttäjäyritykselle voidaan määritellä omaan käyttötarpeeseen sovitettuja raportteja. Ohjelmistotoimittaja toteuttaa omat raportit yrityksen ohjeistuksen mukaisesti.
Raportin tietomuoto voi olla joko normaali HTML-tuloste tai vaihtoehtoisesti CSV-muoto (=Comma Separated Values). CSV-muotoinen data avataan Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmistossa.
|
| |
| 15 HALLINTA |
| Hallintanäkymän käyttöön tarvitaan ADMIN-tason käyttöoikeus. |
|
Hallintaosioon kuuluvat käyttäjähallinta, tietojen suojaustilan asetukset, kieliasetukset sekä luokittelutiedot.
|
| 15.1 KÄYTTÄJÄNHALLINTA |
Käyttäjähallinta, jossa käyttäjien lisääminen, salasanojen vaihto, kieliasetukset, käyttöoikeustasot.
|
| 15.2 TIETOJEN SUOJAUSTILA |
|
Käyttöönottovaiheessa yrityksen tulee valita tietojen suojaustilaksi joko PUBLIC tai PRIVATE. PUBLIC-valinta merkitsee sitä, että yrityksen käyttäjät näkevät kaikkien muiden käyttäjien syöttämät tiedot, ja voivat näitä myös käyttöoikeuksiensa puitteissa muuttaa. PRIVATE-valinnalla kukin käyttäjän syöttämät tiedot eristetään muista, eivätkä muut näe toisten syöttämiä tietoja. PRIVATE-valintaa käytettäessä tietojen näkyvyyttä voidaan hallita käyttämällä suojattuja käyttäjäryhmiä. Käyttäjäryhmään poimitaan käyttäjiä, ja nämä näkevät toistensa tiedot samalla tavalla kuin PUBLIC-valinnalla.
|
| 15.3 KIELIASETUKSET |
Ohjelmiston käyttöönotossa yrityksen tulee valita ohjelmiston käyttökieleksi joko suomen- tai englannin kieli. Ohjelmiston parametrointi sekä yrityskohtaiset tietosisällöt tehdään tämän valinnan mukaisesti.
Ohjelmiston käyttöliittymä näytetään joko suomeksi tai englanniksi. Käyttäjän kieliasetus määritetään kohdasta Hallinta > Käyttäjät > Muokkaa > Kieliasetus. fi_FI viittaa suomenkieleen, en_US puolestaan american english:iin. Käyttäjän kieliasetus koskee käyttöliittymän kieltä, ei varsinaista dataa.
|
| 15.4 LUOKITTELUTIEDOT |
Hallintaosiossa voidaan lisäksi konfiguroida yrityskohtaisia luokittelutietoja - asiakastyypit, -luokat ja -kategoriat, asiakkaiden ja liidien toimialat, kampanjamalli, aktiviteettien tyypit sekä myynnin vaiheet. Näiltä luokittelutietoja voidaan tarvittaessa lisätä yrityksen itsensä toimesta. Mikäli jokin luokittelutieto on jo käytössä, sitä ei voi poistaa ennen viittauksien muuttamista.
|
| |
| 16 VAPAAT KENTÄT |
Asiakkaille, liideille sekä kontakteille voidaan käyttöönoton yhteydessä luoda uusia, perusasennukseen kuulumattomia kenttätietoja. Tällaisia kenttiä kutsutaan vapaiksi kentiksi. Asiakkaalle voidaan kirjata vapaita kenttiä 5kpl ja henkilölle 3kpl.
Ohjelmistotoimittaja määrittelee vapaat kentät yrityksen ohjeistuksen mukaisesti. Kenttiin voidaan tarvittaessa lisätä hakutoiminto (tekstikentän oikealla puolella sijaitseva "..."-painike).
|
| |
| 17 TIETOTURVA |
Varmista aina, että käytät salattua (https) yhteyttä. Kiinnitä myös erityistä varovaisuutta tietoturvaan silloin, mikäli käytät ohjelmistoa joltain muulta kuin henkilökohtaiselta työasemaltasi. Erilaiset vakoilu- ja haittaohjelmistot ovat yleistymään päin, jaetulla koneella saattaa olla keymapper-tyyppinen ohjelmisto, joka taltioi kaiken kirjoittamasi koneen levylle. Tällöin salatusta yhteydestä ei ole apua. Vältä kirjastojen ja nettikahviloiden yhteiskäyttöisiä työasemia.
Käytä aina "Kirjaudu ulos"-painiketta lopettaessasi ohjelmiston käytön. Tällä varmistat sen, ettei käyttämäsi istunto jää avoimeksi. Huomioi myös, että selaimet tallentavat noutamansa datan välimuistiin (cache). Tallennus tapahtuu joko muistiin tai levylle, riippuen selaimen asetuksista. Mikäli käytät ohjelmistoa muulta kuin henkilökohtaiselta työasemaltasi, muista tyhjentää välimuisti käytön jälkeen.
|
|
